Pięć kroków do dotacji...

Dobry projekt i wniosek to podstawa podczas ubiegania się o dotację. A do ich stworzenia wystarczy odrobina chęci i znajomość podstawowych zasad postępowania. Aby zwiększyć swoje szanse na uzyskanie dotacji warto zapoznać się z sekwencją działań i pamiętać, że pierwszym krokiem, bez którego nie ruszymy z miejsca jest stworzenie dobrego projektu.

Krok pierwszy - dobry projekt to podstawa

Tworząc projekt nie zapominajmy o zbadaniu najważniejszych potrzeb firmy. Aby dowiedzieć się, jakich inwestycji tak naprawdę potrzebujemy, trzeba przeprowadzić analizę strategiczną. Bo jeśli już coś tworzyć to z głową. Analiza strategiczna umożliwia poznanie czynników, które będą decydujące dla dalszego rozwoju - pozwala zidentyfikować nie tylko potencjał firmy i inwestycji, ale również i przede wszystkim szanse i zagrożenia, jakie płyną z zewnątrz. Właściwe określenie potrzeb to pierwszy krok do sukcesu, bez którego nie ma mowy o dobrym projekcie. Dobry projekt to więc projekt przemyślany, przebadany i właściwie zaplanowany.

Krok drugi - program dotacji właściwy dla projektu

Po określeniu potrzeb i wyznaczeniu ścieżki dalszego rozwoju można przystąpić do poszukiwania możliwości dofinansowania zaplanowanych działań. Przedsiębiorstwa mogą ubiegać się o dotacje z kilku źródeł. Dla każdego z programów operacyjnych wyznaczone zostały osie priorytetowe, wokół których koncentrują się szczegółowe działania. Wybór właściwego programu to wybór działania, którego cele odpowiadają wyznaczonym celom planowanego przedsięwzięcia. Właściwy wybór źródeł, z których chcemy uzyskać dotacje wyraźnie ograniczy ryzyko niepowodzenia na kolejnych etapach.

Krok trzeci - wniosek i inne formalności

Po określeniu z jakiego źródła możemy ubiegać się o dofinansowanie można przystąpić do przygotowywania wniosku oraz gromadzenia innych wymaganych dokumentów. Do prawidłowego sporządzenia wniosku niezbędne jest stworzenie matrycy logicznej celów projektu, które polega na wyszczególnieniu w nim produktów, rezultatów oraz oszacowaniu przyszłego oddziaływania na firmę. Należy wskazać również tzw. wskaźniki produktu i rezultatu. Jest to o tyle problematyczne, że często występuje konieczność samodzielnego ich konstruowania i opisanie sposobu ich kalkulacji. Należy również koniecznie zapoznać się z wykazem obowiązkowych załączników do wniosku, które mogą być różne dla poszczególnych działań. Standardowo w przypadku projektów inwestycyjnych takim załącznikiem powinien być biznesplan, jednak szczegółowe warunki jego tworzenia nie są jednakowo określone dla wszystkich działań. Zarówno wniosek, jak i biznesplan tworzy się w wersji elektronicznej.

Krok czwarty - ocena wniosku

Na tym etapie należy uzbroić się w cierpliwość. Wszystkie wnioski podlegają bowiem szczegółowej ocenie, która przebiega w kilku etapach i trwa około trzech miesięcy. W pierwszej kolejności oceniana jest zgodność formalna złożonego wniosku z kryteriami danego programu oraz w przypadku konkursów, również z wytycznymi konkursowymi. Projekty, które nie zostaną odrzucone na pierwszym etapie podlegają kontroli pod kątem wykonalności technicznej i finansowej - sprawdza się czy jednostka składająca wniosek jest w stanie zrealizować planowane przedsięwzięcia. Jeżeli komisja stwierdzi, że projekt jest możliwy do wykonania, rozpoczyna się ostatni i jednocześnie najważniejszy etap kontroli - badanie zgodności wniosku z kryteriami merytorycznymi. Za spełnienie każdego z wyznaczonych kryteriów przyznawane są punkty. Wsparcie otrzymują te projekty, które uzyskały najwięcej punktów - to z nimi podpisuje się umowę o dofinansowanie.

Krok piąty - realizacja

Aby środki z dotacji trafiły na konto wnioskującego, projekt musi zostać zrealizowany zgodnie z harmonogramem i kosztorysem przedstawionym we wniosku o dofinansowanie, a następnie właściwie rozliczony. W wyznaczonym terminie należy złożyć sprawozdania z przebiegu realizacji inwestycji i wniosku o płatność. Taka jest zasada generalna - ale przed przystąpieniem do realizacji projektu należy zawsze upewnić się, że nie ma innych, dodatkowych wymagań.

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach aplikacyjnych

Wszystkie wnioski o dotacje podlegają szczegółowej ocenie, która przebiega w kilku etapach i może trwać nawet kilka miesięcy. Każdy wniosek musi spełniać kryteria formalne i merytoryczne. W pierwszej kolejności zawsze ocenia się zgodność formalną złożonego wniosku z kryteriami danego programu. Projekty, które nie zostaną odrzucone na pierwszym etapie podlegają kontroli pod kątem wykonalności technicznej i finansowej - sprawdza się, czy jednostka składająca wniosek jest w stanie zrealizować planowane przedsięwzięcie. Jeżeli komisja stwierdzi, że projekt jest realny do wykonania rozpoczyna się ostatni i zarazem najważniejszy etap kontroli - badanie zgodności wniosku z kryteriami merytorycznymi. Za spełnienie każdego z wyznaczonych kryteriów przyznawane są punkty. Wsparcie otrzymują te projekty, które uzyskały najwięcej punktów - to z nimi podpisuje się umowę o dofinansowanie. Należy pamiętać, że nawet najdrobniejszy błąd we wniosku może spowodować jego odrzucenie i pozbawić szans na dofinansowanie.

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach:

• niezgodność wersji elektronicznej z wersją papierową;

• błędy dotyczące podawanych danych - niekonsekwencje;

• brak twardych rezultatów określonych liczbowo i brak odniesienia do sposobu ich mierzenia;

• nierealne założenia projektu;

• pozycje w budżecie nie wynikające z opisu projektu;

• włączenie do kosztorysu działań, o których nie ma mowy we wniosku;

• koszty „zawyżone”;

• nadmierne rozciągnięcie projektów w czasie;

• źle wyliczona kwota dofinansowania i wkład prywatny;

• niespójności danych liczbowych pomiędzy wnioskiem a załącznikami;

• brak wymaganych załączników lub ich nieodpowiednia forma;

Informacje pochodzą ze strony www.dotacjeifundusze.pl